DZIAŁ ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNY

Kierownik: Mirosława Hetman
Kontakt: tel. (63) 242 62 32, wew. 605
Przyjmuje w godzinach pracy: pok. 24
Godziny pracy: od poniedziałku do piątku: 7:30 – 15:30

Do zadań Działu Organizacyjno - Administracyjnego należy w szczególności:

1. Prowadzenie spraw kancelarii i sekretariatu, w tym prowadzenie rejestrów centralnych i pomocniczych.
2. Sporządzanie instrukcji i regulaminów we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka.
3. Współpraca z działami zaangażowanymi w realizację strategii rozwiązywania problemów społecznych mieszkańców Konina i strategii deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w Koninie, w zakresie corocznego monitoringu z założonych celów i kierunków działań.
4. Prowadzenie ewidencji skarg i wniosków.
5. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Ośrodka, ewidencja, magazynowanie i rozliczanie zakupionych towarów przeznaczonych na utrzymanie Ośrodka.
6. Prowadzenie stołówki dla najbardziej potrzebujących mieszkańców Konina (zaopatrzenie, magazynowanie, ewidencja i sporządzanie dokumentacji oraz rozliczanie wydawanych posiłków), w tym bieżąca realizacja i aktualizacja systemu jakości HACCP tzw. Analiza Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli.
7. Prowadzenie spraw związanych z obsługą gospodarczo-techniczną obiektów Ośrodka. Zapewnienie porządku i czystości wewnątrz obiektów i na terenie przyległym oraz zapewnienie sprawności funkcjonowania i należytego stanu technicznego urządzeń i wyposażenia w pomieszczeniach Ośrodka.
8. Współpraca z działami w opracowywaniu sprawozdań i analiz związanych z działalnością Ośrodka, w tym:
   1. prawozdania z działalności Ośrodka za miniony rok i potrzebach na przyszły rok w oparciu o informacje z poszczególnych działów i przedłożenie Radzie Miasta Konina,
   2. Oceny Zasobów Pomocy Społecznej przygotowywanej w oparciu o informacje z działów merytorycznych, organizacji pozarządowych, placówek o zasięgu gminnym i powiatowym, finansowanych ze środków na pomoc społeczną oraz innych instytucji,
   3. opracowywanie raportu z zakresu bezpieczeństwa i porządku we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka,
   4. planowanie wydatków na kolejne okresy rozliczeniowe na podstawie zrealizowanych dostaw i usług (zaangażowania środków).
9. Prowadzenie składnicy akt, w tym przyjmowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie dokumentacji Ośrodka.
10. Prowadzenie gospodarki lokalami Ośrodka, spraw inwentaryzacyjnych i mienia Ośrodka.
11. Zabezpieczenie obsługi spotkań, organizowanych dla i przez pracowników Ośrodka.
12. Bieżąca współpraca z Działem Księgowo - Kadrowym w zakresie prowadzenia i rozliczania stanów magazynowych, realizacji zakupów i usług oraz ewidencji zamówień, faktur i rachunków.
13. Prowadzenie spraw związanych z realizacją praktyk studenckich.
14. Obsługa informatyczna Ośrodka, w tym:
    1. współpraca z kierownikami w zakresie sprawozdawczości w ramach nadzorowanych programów i systemów obsługujących realizację zadań poszczególnych działów,
    2. współpraca z Działem Księgowo – Kadrowym w zakresie ewidencji i znakowania sprzętu komputerowego,
    3. obsługa techniczno- informatyczna nad systemami i programami komputerowymi,
    4. obsługa informatyczno-medialna imprez okolicznościowych, szkoleń, konferencji, itp.
    5. prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi programów i systemów informatycznych.
15. Nadzór nad monitoringiem oraz współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie ochrony obiektów i mienia Ośrodka w godzinach nocnych i dniach wolnych od pracy.
16. Dostarczanie przez gońców korespondencji na terenie Konina.
17. Prowadzenie kroniki Ośrodka.
18. Obsługa centrali telefonicznej Ośrodka.
19. Przewozy pracowników samochodami służbowymi w ramach realizowanych zadań Ośrodka oraz prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem środków transportu.
20. Wdrażanie nowych technik obsługi udoskonalających pracę Ośrodka.
21. Prowadzenie rejestru spraw i współpraca z kierownikami działów w zakresie realizacji ustawy o dostępie do informacji publicznej.
22. Obsługa techniczna strony internetowej Ośrodka i Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) - zamieszczanie niezbędnych informacji na stronie i ich aktualizacja oraz zabezpieczenie treści informacji publicznych.
23. Współpraca z działami w ramach pozyskiwania funduszy zewnętrznych i współuczestniczenie w realizacji projektów współfinansowanych przez Unię Europejską, a w szczególności w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz współpraca z innymi podmiotami w tym zakresie.
24. Współpraca z Kierownikami działów, sekcji oraz samodzielnymi stanowiskami w zakresie realizacji zadań statutowych i planowania wysokości środków niezbędnych do realizacji zadań Ośrodka.
25. Wykonywanie całokształtu spraw związanych z realizowaniem ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz przepisów szczególnych z zakresu zamówień publicznych w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych, w szczególności:
    1. przygotowywanie dokumentacji prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
    2. przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych i prowadzenie dokumentacji z tym związanej, zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych, zarządzeniami Prezydenta Miasta Konina oraz przepisami szczególnymi,
    3. prowadzenie rejestrów właściwych dla realizowanych zadań,
    4. współpraca w zakresie zamówień publicznych z Działami Ośrodka oraz Urzędem Zamówień Publicznych w Warszawie,
    5. współpraca z Działem Księgowo - Kadrowym w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, tym:
       • przygotowywania dokumentacji prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
       • bieżącego przekazywania kopii zawartych umów,
       • akceptacji otrzymanych faktur i rachunków,
    6. sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach,
    7. przygotowywanie umów wynikających z przeprowadzonych postępowań.