ZARZĄDZENIE Nr 6/2011

Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu z dnia 25.02.2011 roku 

dotyczy:  wprowadzenia zmian do zarządzenia w sprawie określenia  Misji, wdrożenia  Polityki zarządzania ryzykiem wewnętrznym oraz określenia Ramowych procedur zarządzania ryzykiem wewnętrznym w Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu ( Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych)  

Na podstawie:  § 5 Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej  w Kaliszu stanowiący załącznik do Zarządzenia  Nr 183/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 17 kwietnia 2009 r., w świetle zmian wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240) oraz w oparciu o komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, z

arządzam się co następuje 

§ 1 

W załączniku nr 3 do Zarządzenia Nr 1/2010  Dyrektora  Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu  z dnia 12 marca 2010 r. w akapicie „Metodologia postępowania przy realizacji wskazanej powyżej ścieżki jest następująca” wprowadza się zmianę:

 Dotychczasowa treść punktu 1)

 „Opracowanie Rocznego Planu Pracy w DPS w Kaliszu Ostateczne opracowanie rocznego planu pracy na dany rok powinno nastąpić do 30.04.br. Do tego czasu DPS w Kaliszu będzie pracować w oparciu o projekt planu pracy na dany rok, który powinien być opracowany i zaakceptowany przez Dyrektora do końca roku poprzedzającego rok, którego dotyczy.  Roczny plan pracy powinien uwzględniać główne zadania i mierniki oceny, zadania wynikające z przepisów prawa, wytycznych i zaleceń pokontrolnych itp. oraz powinien obejmować najważniejsze sfery działania. Zadania wskazane w rocznym planie pracy muszą charakteryzować się odpowiednim poziomem ogólności, wyznaczać jasne i czytelne cele ( ilościowe i kwotowe, wskaźnikowe, etc.), wskazywać terminy ich realizacji oraz konkretnego pracownika odpowiedzialnego za ich realizację.” 

otrzymuje nowe brzmienie: „ Opracowanie Rocznego Planu Pracy ( działalności) w DPS w KaliszuDyrektor DPS opracowuje roczny Plan działalności zawierający zestawienie zadań priorytetowych i mierniki ich wykonania. Plan działalności winien być sporządzony corocznie, do końca października roku poprzedzającego. Roczny Plan Pracy powinien uwzględniać główne zadania i mierniki oceny, zadania wynikające z przepisów prawa, wytycznych i zaleceń pokontrolnych itp. oraz powinien obejmować najważniejsze sfery działania. Zadania wskazane w Rocznym planie działalności muszą charakteryzować się odpowiednim poziomem ogólności, wyznaczać jasne i czytelne cele ( ilościowe i kwotowe, wskaźnikowe, etc.), wskazywać terminy ich realizacji oraz konkretnego pracownika odpowiedzialnego za ich realizację. Dyrektor DPS odpowiedzialny za wykonanie zadań określonych w Planie działalności  składa Prezydentowi Miasta w terminie do 30 stycznia informacje o sposobie realizacji zadań i wartości osiągniętych mierników”Dotychczasowa treść pkt1) traci moc. 

§ 2  W celu pełnego wdrożenia niniejszego Zarządzenia zobowiązuję Zastępcę dyrektora do przekazania jego treści  kierownikom komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu, celem zapoznania się z jego postanowieniami.   

§ 3  Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z powyższym Zarządzeniem.

 § 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.  

Kalisz, dnia 25.02.2011 r.

                                                                                                                            Dyrektor

ZARZĄDZENIE Nr 1

Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Kaliszuz dnia 12.03.2010 r.                                          

w sprawie określenia Misji, wdrożenia Polityki zarządzania ryzykiem                                          

wewnętrznym oraz określenia Ramowych procedur zarządzania ryzykiemwewnętrznym w Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu (Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych) 

Na podstawie § 5 Regulaminu organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu wprowadzonego Zarządzeniem Nr 183/2009 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 17 kwietnia 2009.r. ,w świetle zmian wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) ,oraz w oparciu o KomunikatNr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontrolizarządczej dla sektora finansów publicznych, zarządzam co następuje:

§ 1

W związku z wymaganiami określonymi w „Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych”, a dotyczącymi w szczególności:1

. Wskazania misji jednostki,

2. Określania celów i zadań, monitorowania i oceny ich realizacji,

3. Identyfikacji ryzyka,

4. Analizy ryzyka,

5. Określania reakcji na ryzyko związane z realizacją zadań jednostki,

określam:

- Misję, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia,

- Politykę zarządzania ryzykiem wewnętrznym, która stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia,

- Ramowe procedury zarządzania ryzykiem wewnętrznym, które stanowią załącznik
nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

W celu pełnego wdrożenia Zarządzenia zobowiązuję Zastępcę dyrektora do przekazania jego treści kierownikom komórek organizacyjnych DPS celem zapoznania się z jego postanowieniami.

§ 3

Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległychpracowników z poniższym Zarządzeniem i załącznikami do niego.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.       

Załącznik Nr 1do Zarządzenia Nr 1/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Kaliszuz dnia 12.03.2010 roku    

MISJA  

 Misją Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu jest realizacja zadań publicznych w zakresie pomocy społecznej w sposób najbardziej skuteczny i wydajny, umożliwiający realizację celów statutowych. Przedmiotem działania Domu jest zapewnienie mieszkańcom usług na poziomie obowiązującego standardu.

CELE OGÓLNE

1.bytowe,

2.opiekuńcze,

3.wspomagające.     

Załącznik Nr 2do Zarządzenia Nr 1/2010Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Kaliszuz dnia 12.03.2010 roku.                                   

POLITYKA ZARZADZANIA RYZYKIEM WEWNĘTRZNYM                                                       

DLA Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu                       

Niniejszy dokument określa ogólne zasady zarządzania ryzykiem wewnętrznym  w jednostce.

§ 1

Deklaracja polityki zarządzania ryzykiem:

Akceptuję poniższe założenia do Polityki Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznymw Domu Pomocy Społecznej w Kaliszu. i przyjmuję jej postanowienia jako wytyczne do wewnętrznej polityki zarządzania ryzykiem

§ 2

Celem polityki zarządzania ryzykiem jest:Identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka, a następnie eliminacja lub redukcja ryzyka do akceptowalnego poziomu przy ograniczeniu kosztów społecznychi finansowych do niezbędnego minimum.

§ 3

Realizacji celów służą:

1. Podnoszenie świadomości pracowników DPS w Kaliszu nakierowanej na zagadnienia z zakresu polityki zarządzania ryzykiem.

2. Zdefiniowanie obszarów ryzyka i zadań wrażliwych w działalności jednostki.

3. Stały monitoring obszarów ryzyka.

4. Podejmowanie działań zaradczych prowadzących do eliminacji lub redukcji ryzykado poziomu akceptowalnego.

§ 4

Przebieg procesu zarządzania ryzykiem w DPS w Kaliszu:

1. Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem są ściśle powiązane z realizacjącelów statutowych.

2. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji.

3. Zdefiniowanie obszarów ryzyka.

4. Przyjęcie jednolitej metodyki identyfikacji i analizy ryzyka.

5. Przyjęcie jednolitej metodyki raportowania ryzyk.

6. Funkcjonowanie procesu oceny i przeciwdziałania skutkom ryzyka, obejmującegowszystkie komórki organizacyjne jednostki .

7. Ograniczanie ryzyk poprzez adekwatne i terminowe działania awaryjne i naprawcze.

8. Analiza ryzyka jest procesem ciągłym.

§ 5Obowiązki związane z realizowaniem Polityki zarządzania ryzykiem:

1. Obowiązkiem kierownictwa poszczególnych komórek jest monitorowanie i okresowy przegląd ryzyk zagrażających wykonaniu głównych celów strategicznych.

2. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem powinny mieć kwalifikacje wystarczające do identyfikacji ryzyk i ich oceny.

3. Pracownicy przechodzą szkolenia z zakresu stosowania przyjętej metodyki identyfikacji,analizy i zarządzania ryzykiem.

4. Wszelkie działania pracowników zmierzające do przyjmowania odpowiedzialności za ryzyka będą wspierane przez Kierownictwo.

5. Raportowanie o wszelkich zdarzeniach, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych jest obowiązkiem każdego pracownika.

§ 6

W celu zapewnienia realizacji Polityki zarządzania ryzykiem wprowadza się ramowe procedury zarządzania ryzykiem. 

Załącznik Nr 3do Zarządzenia Nr 1/2010Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Kaliszuz dnia 12.03.2010 r

.RAMOWE PROCEDURY ZARZĄDZANIA RYZYKIEM WEWNĘTRZNYM

Przyjmuje się następujący tryb postępowania w procesie zarządzania ryzykiemwewnętrznym:

1)opracowanie Rocznego Planu Pracy DPS w Kaliszu,

2)wyznaczenie kluczowych obszarów działania w DPS w Kaliszu,

3) zidentyfikowanie obszarów ryzyk w ramach wyznaczonych obszarów działania,

4) zdefiniowanie i opis tych ryzyk,

5) oszacowania istotności danego ryzyka,

6) określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka,

7)odpowiedź na ryzyko – działania zapobiegawcze i prewencyjne, zarówno te już podjęte,jak i niezbędne w przyszłości /planowane,

8)przypisanie konkretnych zadań związanych z przeciwdziałaniem danemu rodzajowi ryzyka konkretnym pracownikom ,

9) sporządzenie mapy ryzyka,

10)monitoring i raportowanie.

schemat cyklu zarządzania ryzykiem wewnętrznym:

-OCENA RYZYKA-OCENA APETYTU NA RYZYKO (ISTOTNOŚĆ I PRAWDOPODOBIEŃSTWO)

-WDRAŻANIE I MONITOROWANIE

-ZAPEWNIENIE KONTROLI RYZYKA REAKCJI NA RYZYKO

-ROCZNY PLAN PRACY

-MISJA

-CELE SŁUŻĄCE REALIZACJI MISJI 

Metodologia postępowania przy realizacji wskazanej powyżej ścieżki jestnastępująca: 

1) Opracowanie Rocznego Planu Pracy w DPS w Kaliszu

Ostateczne opracowanie rocznego planu pracy na dany rok powinno nastąpić do 30.04 br. Do tego czasu DPS w Kaliszu będzie pracować w oparciu o projekt planupracy na dany rok, który powinien być opracowany i zaakceptowany przez Dyrektora do końca roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy. Roczny plan pracy powinien uwzględniać główne zadania i mierniki oceny, zadania wynikające z przepisów prawa, wytycznych i zaleceń pokontrolnych itp. oraz powinienobejmować najważniejsze sfery działania. Zadania wskazane w rocznym planiepracy muszą charakteryzować się odpowiednim poziomem ogólności, wyznaczać jasne i czytelne cele (ilościowe, kwotowe, wskaźnikowe, etc.), wskazywać terminy ich realizacji oraz konkretnego pracownika odpowiedzialnego za ich realizację.   

2) Wyznaczenie kluczowych obszarów działania DPS w Kaliszu.

Wyznaczenia obszarów działania zgodnie z ustawą o pomocy społecznej dokonuje się w oparciu o statut jednostki (dokument, który określa i opisuje rzeczywiste zadania jednostki). 

3) Zidentyfikowanie obszarów ryzyk w ramach wyznaczonych obszarówdziałania

Identyfikacja obszarów ryzyk w kontekście obszarów działania DPS polega naokreśleniu ryzyk w oparciu o podział (pomocniczy):a) ryzyka zewnętrzne i wewnętrzne;b) ryzyka na poziomie jednostki i na poziomie zadań. 

4) Zdefiniowanie i opis ryzyk

Ten (kluczowy) moment obejmuje proces identyfikacji znanych powszechnie oraz nowo zidentyfikowanych ryzyk. Analiza ma na celu opisanie ryzyka tak dobrze, aby możliwa była jego ocena i wybór właściwych działań. Ryzyka można klasyfikować pod kątem obiektów (zdarzeń, deklaracji itp.) lub podmiotów (grup osób lub jednostek). Można wskazywać szereg czynników ryzyka mających wpływ na wynik analizy, np.:

1) sytuacja finansowa jednostki,

2) liczba pracowników jednostki i ich kwalifikacje,

3) kwestie etyki zachowań pracowników,

4) naciski na jednostkę z zewnątrz (np. kryminogenne, polityczne, itp.),

5) liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,

6) jakość przepisów prawnych,

7) zmiana zakresu rzeczowego lub terytorialnego działania jednostki,

8) zmiany sposobu działania, fluktuacja kadr, przeobrażanie struktury organizacyjnej,

9) zmiany systemów informatycznych,

10)wyniki i upływ czasu od wcześniej przeprowadzonej kontroli jednostki lub audytu,

11)warunki pracy w jednostce. 

Aby identyfikacja ryzyka była obiektywna, pogłębiona i w perspektywie długiego okresu czasu cechowała się systematycznością i logiką w zakresie podejmowanych działań,należy przestrzegać następujących zasad:

1) identyfikacji ryzyka musi dokonywać specjalnie do tego powołany zespół,

2) metoda identyfikacji i analizy musi być jednakowa dla całej jednostki,

3) praca nad tym zagadnieniem musi się odbywać planowo i systematycznie,

4) priorytetem powinny być kluczowe kryteria (np. osiągnięcie najważniejszych celów jednostki),

5) identyfikacja ryzyk powinna być dokonywana w ścisłym odniesieniu do obszarów ryzyka.

Należy również brać pod uwagę czynniki sprzyjające powstawaniu danychryzyk, np.:

niepowodzenia w osiąganiu celów w przeszłości: nie zrealizowanie zadania lub celu,przekroczenie planowanych wydatków, nie wykonanie planu dochodów;

nieprawidłowości w przeszłości: nieprawidłowe wydatki, naruszenie procedur, naruszenie prawa lub regulacji wewnętrznych, zalecenia pokontrolne NIK, itp.,

czynniki ryzyka wrodzonego (wewnętrznego): charakter działalności, wielkość jednostki,liczba pracowników, wielkość majątku trwałego, liczba transakcji, specyfika terenu działania, itp. 

5) Analiza istotności danego ryzyka

Analizując istotność danego ryzyka należy mieć na uwadze fakt, iż proces ten macharakter subiektywnej oceny dokonywanej przez grupę analityczną lub kierownictwo  DPS w Kaliszu .Określenie istotności danego ryzyka powinno się odbywać w oparciu o następującą skalę istotności:

Wysokie: rozwiązanie problemu będzie wymagało dużego nakładu czasu/zasobów.Usunięcie skutków będzie trudne lub wręcz niemożliwe. Wywrze istotny wpływna organizację i stanie się ważnym wydarzeniem publicznym.

Średnie: rozwiązanie problemu będzie wymagało umiarkowanego nakładuczasu/zasobów. Usunięcie skutków będzie wymagało czasu. Może stać się wydarzeniem publicznym.

Niskie: rozwiązanie problemu będzie wymagało czasu, lecz problem nie spowodujetrwałej szkody. Nie stanie się wydarzeniem publicznym.

 6) Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka

Analizując prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka także należy pamiętać, iżproces ten ma charakter subiektywnej oceny dokonywanej przez grupę analityczną lubkierownictwo DPS w Kaliszu.

Przyjmuje się, że prawdopodobieństwo jest:

Wysokie: gdy jest więcej niż 60% szans, że ryzyko wystąpi o ile nie zostaniezmniejszone, (lub ryzyko będzie się krystalizować rutynowo lub systematycznie).

Średnie: gdy jest więcej niż 10%, ale mniej niż 60% szans, że ryzyko wystąpi o ilenie zostanie zmniejszone, (lub ryzyko będzie się krystalizować okazjonalnie lub w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności),

Niskie: gdy jest mniej niż 10% szans, że ryzyko wystąpi o ile nie zostaniezmniejszone, (lub ryzyko będzie się krystalizować rzadko, jego przypadki będąpojedyncze).Pogrupowanie ryzyk wg ich istotności oraz prawdopodobieństwa wystąpienia, powinno wyznaczyć Dyrektorowi DPS w Kaliszu kierunki priorytetowe w podejmowaniu działań zaradczych i wskazać rzeczywiste zagrożenia w realizacji zadań i celów jednostki. 

7) Odpowiedź na ryzyko

Opisując zarówno już podjęte, jak i planowane działania zaradcze, należy oprzeć się na dokumentach i opracowaniach wewnętrznych takich, jak np.: zarządzenia i decyzjeDyrektora, polecenia pisemne kierowane do załogi oraz na faktycznie realizowanychdziałaniach, które podjęto dotychczas na różnych odcinkach pracy jednostki. Jeżeliprzeprowadzona analiza wykaże, iż dotychczas podejmowane środki są niewystarczające do zminimalizowania danego ryzyka, to należy wówczas rozważyć i opracować nowe procedury i rozwiązania spychające dane ryzyko na niższy poziom prawdopodobieństwa. Jednocześnie pamiętać należy, iż odpowiedź na ryzyko może przybierać różnorakie formy:

przeniesienie – przekazanie ryzyka innemu podmiotowi, np. polisa ubezpieczeniowa,

tolerowanie – ograniczone możliwości działania, tj. ograniczenie działania do niezbędnego minimum wymaganego zakresem obowiązków lub aktem prawnym zlecającym realizację pewnych celów; wysokie koszty ewentualnych skutków wystąpienia danego ryzyka - bezwzględny nadzór i monitoring kierownictwa jednostki;

działanie – najliczniejsza grupa, cel: osłabienie ryzyka do akceptowalnego poziomu,działania podejmowane w organizacji objęte kontrolą wewnętrzną przypisaną do danego szczebla kierowania zgodnie z poziomem uprawnień i poziomem istotności danego ryzyka; 

8) Przypisanie konkretnych zadań związanych z przeciwdziałaniem danemurodzajowi ryzyka konkretnym pracownikom DPS w Kaliszu.

Przypisanie konkretnych zadań powinno się odbyć na zasadzie logiczno - celowościowej w korelacji z rocznym planem pracy oraz wewnętrznymi zarządzeniami i instrukcjami regulującymi zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz ich pracowników. Należy kierować się też zasadą unikania rozmycia odpowiedzialności poprzez przypisanie danego zadania zbyt dużej grupie pracowników. Po osiągnięciu niniejszego etapu procesu analizy i zarządzania ryzykiem, należy dokonać syntetycznego podsumowania dotychczasowych ustaleń, wyników i zamierzeń . 

9) Stworzenie mapy ryzyka

Sporządzenie diagramu grupującego poszczególne ryzyka wg ich istotności w korelacji z prawdopodobieństwem wystąpienia (czyli mapy ryzyka) jest najprostszą metodą obrazującą w sposób graficzny te obszary działania DPS, na które w sposób szczególny powinno zwrócić uwagę ścisłe kierownictwo jednostki. Mapa ryzyka wyznacza obszary ryzyka o różnej wadze i istotności.

Wyszczególnić można 9 obszarów:

I. obszar absolutnie priorytetowy wymagający permanentnego nadzoru Kierownictwa,

II. obszar istotny wymagający ciągłego nadzoru,

III. obszar istotny ale o małym prawdopodobieństwie wystąpienia – nadzór cykliczny,

IV. obszar ważny wymagający ciągłego nadzoru średniego i niskiego szczebla zarządzania,

V. obszar ważny wymagający cyklicznego nadzoru średniego i niskiego szczebla zarządzania,

VI. obszar potencjalnie ważny, lecz o małym prawdopodobieństwie wystąpienia,

VII. obszar zagrożeń mało istotnych, wymagający monitoringu na poziomie pracowników,

VIII. obszar zagrożeń mało istotnych, wymagający jedynie sporadycznego nadzoru i raportowania w dłuższych odstępach czasu,

IX. obszar zagrożeń praktycznie nieistotnych. 

10) Monitoring i raportowanie

Na tym etapie Dyrektor ma pełną swobodę w doborze i ocenie środków oraz metodnadzoru nad procesem zarządzania ryzykiem. Swoboda ta jest jednak warunkowana m.in. dwiema podstawowymi metodami zapewnienia efektywnej kontroli ryzyk – są to:

1)system sprawozdawczy: Zespół ds. Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznym przynajmniej raz w roku sporządza pisemną informację o pracach Zespołu, którą przekazuje Dyrektorowi.Ponadto, w sytuacji wystąpienia zdarzeń, mających znaczenie z punktu widzenia

Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznym każdy pracownik ma obowiązek poinformowania o tym fakcie swojego bezpośredniego przełożonego, który to ma obowiązek zgłoszenia powyższego Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora.

                                                                                                                                                        Dyrektor